Aujourd'hui, il est primordial pour les entreprises de trouver des solutions de management leur permettant de gérer leurs ressources humaines et leur organisation en interne de manière efficace. L'un des outils les plus couramment utilisés est l'intranet, un réseau privé interne à l'entreprise qui facilite la communication et la collaboration entre les différents départements, ainsi qu'avec les collègues.
Améliorer la communication interne avec l'intranet
Faciliter la circulation de l'information
L'intranet est un excellent moyen pour les entreprises de faciliter la circulation de l'information en mettant à la disposition de tous les employés un espace partagé où les informations peuvent être stockées et consultées en temps réel. En mettant à jour quotidiennement les informations concernant les événements de l'entreprise (réunions, présentations, formations, etc.) ou les indicateurs de performance de chaque service, l'intranet permet de créer un lieu de communication commun à tous les employés, quelle que soit leur fonction ou leur niveau hiérarchique.
Renforcer la communication descendante
L'intranet est un support efficace pour renforcer la communication descendante, c'est-à-dire de la direction de l'entreprise vers les équipes. Les managers peuvent diffuser plus facilement les informations importantes, les directives, les actualités de l'entreprise, les résultats ou les nouveaux projets à réaliser. Ceci facilite une meilleure connaissance de l'entreprise par l'ensemble des employés et une meilleure implication de chacun dans la vie de l'entreprise.
Encourager la communication ascendante
L'intranet favorise aussi la communication ascendante, autrement dit des équipes vers la direction de l'entreprise. Les salariés peuvent laisser des commentaires sur les informations mises à leur disposition, poser des questions en lien avec les projets entrepris, donner leur avis sur l'organisation du travail, exprimer leurs suggestions ou leurs idées. Cela permet à la direction d'écouter les besoins, les attentes et les suggestions de ses employés, de renforcer leur implication et de favoriser leur créativité.
Améliorer la coordination entre services
L'intranet permet aux différents services et équipes de travailler plus efficacement ensemble en partageant facilement les informations et données nécessaires pour réaliser leur travail. Les échanges améliorés et la rapidité des réponses contribuent à accélérer les processus et à renforcer la coordination et la qualité du travail effectué.
Encourager le travail en équipe
Outre une amélioration de la coordination entre les services et équipes, l'intranet facilite le travail en équipe en offrant des espaces de discussion et de travail collaboratif où les membres d'une même équipe ou d'un même projet peuvent échanger et travailler ensemble en temps réel, même s'ils ne sont pas physiquement dans les mêmes locaux.
Faciliter le partage de fichiers
L'intranet permet de stocker et de partager des fichiers en interne, ce qui facilite la consultation et l'editing des documents de travail. Il est plus facile de travailler sur des documents collaboratifs et d'y accéder depuis n'importe quelle localisation grâce à l'intranet. De même, cela permet de conserver une cohérence dans les documents de travail, d'éviter les pertes de versions ou le partage de fichiers non actualisés.
Faciliter la collaboration entre collègues
Améliorer la coordination entre services
L'intranet permet aux différents services et équipes de travailler plus efficacement ensemble en partageant facilement les informations et données nécessaires pour réaliser leur travail. Les échanges améliorés et la rapidité des réponses contribuent à accélérer les processus et à renforcer la coordination et la qualité du travail effectué.
Encourager le travail en équipe
Outre une amélioration de la coordination entre les services et équipes, l'intranet facilite le travail en équipe en offrant des espaces de discussion et de travail collaboratif où les membres d'une même équipe ou d'un même projet peuvent échanger et travailler ensemble en temps réel, même s'ils ne sont pas physiquement dans les mêmes locaux.
Faciliter le partage de fichiers
L'intranet permet de stocker et de partager des fichiers en interne, ce qui facilite la consultation et l'editing des documents de travail. Il est plus facile de travailler sur des documents collaboratifs et d'y accéder depuis n'importe quelle localisation grâce à l'intranet. De même, cela permet de conserver une cohérence dans les documents de travail, d'éviter les pertes de versions ou le partage de fichiers non actualisés.
Accès facile à l'ensemble des informations
L'intranet offre un accès direct et facile à l'ensemble des informations concernant l'entreprise : les fichiers, les calendriers, les informations de contact des employés, les fiches clients, la gestion de projet, le budget, les ressources humaines, les formulaires de demandes, les archives, etc. Il est ainsi possible d'accéder à toutes les données relatives au fonctionnement de l'entreprise en un seul endroit, où que l'on soit, sans avoir besoin de chercher dans différents dossiers ou sur différents supports, et cela rend les processus de travail plus rapides et plus efficaces.
Sécuriser les données de l'entreprise
L'intranet permet de sécuriser les données de l'entreprise en créant un environnement privé et protégé sur lequel les employés peuvent travailler en toute sécurité. L'intranet renforce la confidentialité des données en permettant la gestion des droits d'accès et des identifications, de telle sorte que seuls les employés autorisés peuvent accéder aux données sensibles de l'entreprise. Enfin, il permet de sauvegarder régulièrement les données importantes de l'entreprise, ce qui est un avantage majeur en cas de panne ou d'accident.
Coûts limités pour une efficacité maximale
L'intranet est un outil de management à la fois efficace et économique, car il permet de réduire les coûts de communication en interne, de faciliter les processus de travail et d'améliorer la qualité du travail effectué, sans engendrer de coûts significatifs. L'intranet assure ainsi une productivité accrue pour une gestion optimale des ressources et du temps de travail.
